Informativa fornitori e referenti presso aziende fornitrici

AI SENSI DELL’ARTICOLO 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 RELATIVO ALLA PROTEZIONE ED AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (GDPR)

1. CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento è Cogenio S.r.l., con sede in Viale Di Tor di Quinto n. 45/47, Roma - Italia, nella persona del suo legale rappresentante pro-tempore (il “Titolare” o “Cogenio”).

Per l’esercizio dei Suoi diritti, nonché per ricevere qualsiasi informazione relativa agli stessi e/o alla presente Informativa, Lei potrà contattare il Titolare ai seguenti recapiti: privacy@cogenio.it, tel. +39 0550250008.

2. QUALI DATI PERSONALI TRATTIAMO E DA QUALE FONTE LI ACQUISIAMO

Per le finalità indicate nella presente Informativa, il Titolare tratterà i Suoi dati personali, forniti direttamente da Lei o raccolti presso terzi (e.g. il Suo datore di lavoro), di natura comune e di contatto (quali nome, cognome, numero di telefono, e-mail ed altri recapiti), i Suoi dati finanziari (IBAN).

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA E NATURA DEL CONFERIMENTO

I Suoi dati personali saranno trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

  • finalità connesse all’instaurazione ed all’esecuzione del rapporto contrattuale con Cogenio, ivi incluse le attività precontrattuali, la gestione degli ordini ed il conferimento dei relativi incarichi e mandati; la base giuridica per tale finalità è l’esecuzione di un contratto cui Lei è parte, ai sensi dell’articolo 6, primo paragrafo, lettera b), del GDPR, o, laddove lei sia un dipendente-referente del fornitore-persona giuridica, il legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’articolo 6, primo paragrafo, lettera f), del GDPR, derivante dalla necessità di interagire, tramite Lei, con il fornitore-persona giuridica;
  • finalità di carattere amministrativo-contabile o adempimento di obblighi previsti da leggi, regolamenti e disposizioni impartite da autorità. La base giuridica per tale finalità è l’adempimento di un obbligo legale cui è soggetto il Titolare ai sensi dell’articolo 6, primo paragrafo, lettera c), del GDPR;
  • finalità relative all’eventuale gestione dei contenziosi. In quest’ultimo caso la base giuridica per tale finalità è il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’articolo 6, primo paragrafo, lettera f), del GDPR.

Il conferimento dei Suoi dati è obbligatorio e la Sua eventuale decisione di non fornire i Suoi dati personali comprometterà l’instaurazione del rapporto contrattuale con Cogenio.

4. PERIODO DI CONSERVAZIONE E MODALITÀ PER IL TRATTAMENTO

Il periodo di conservazione dei Suoi dati personali:

  • per le finalità di cui al precedente par. 3 lett. a) e b), sarà corrispondente a tutta la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessazione dello stesso, si protrarrà per un periodo pari a 10 anni;
  • per la finalità di cui al precedente par. 3 lett. c), sarà pari alla durata del contenzioso e si protrarrà per i successivi 10 anni.

Il trattamento avverrà, nel rispetto delle disposizioni previste dal GDPR, mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con modalità idonee a garantire un livello adeguato di sicurezza e riservatezza, in conformità alle disposizioni previste dall’articolo 32 del GDPR.

5. DESTINATARI DEI SUOI DATI PERSONALI E CHI PUÒ VENIRNE A CONOSCENZA

Per il perseguimento delle finalità descritte al precedente par. 3, i dati personali trattati saranno conosciuti dai dipendenti, dal personale assimilato e dai collaboratori di Cogenio, che opereranno in qualità di soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali.

Inoltre, per il perseguimento delle finalità descritte al precedente par. 3, i Suoi dati personali potranno essere trattati da soggetti terzi appartenenti, a titolo esemplificativo, ad istituti bancari, pubbliche amministrazioni, istituti di previdenza.

I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano, in alcune ipotesi, in qualità di responsabili del trattamento appositamente nominati dal Titolare nel rispetto dell’articolo 28 GDPR, in altre ipotesi in totale autonomia come distinti titolari del trattamento, restando inteso che, in quest’ultimo caso, la comunicazione dei suoi dati personali a tali titolari autonomi avverrebbe unicamente ai fini del perseguimento delle finalità di cui al precedente par. 3.

L’elenco completo e aggiornato dei soggetti a cui i Suoi dati personali possono essere comunicati può essere richiesto contattando il Titolare al recapito indicato al par. 1 dell’Informativa.

I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.

6. TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI ALL’ESTERNO DELL’UNIONE EUROPEA

Il Titolare non intende trasferire i Suoi dati personali verso Paesi non appartenenti all'Unione Europea.

7. QUALI DIRITTI LEI HA IN QUALITÀ DI INTERESSATO

In relazione ai trattamenti descritti nella presente Informativa, in qualità di interessato, Lei potrà, alle condizioni previste dal GDPR, esercitare i diritti sanciti agli artt. 15 – 21 del GDPR, in particolare:

  • diritto di accesso - articolo 15 GDPR: diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ottenere l'accesso ai Suoi dati personali – compresa una copia degli stessi – e la comunicazione, tra le altre, delle seguenti informazioni:
    • finalità del trattamento;
    • categorie di dati personali trattati;
    • destinatari o categorie di destinatari cui questi dati sono stati o saranno comunicati;
    • periodo di conservazione dei dati o i criteri utilizzati;
    • diritti dell’interessato (rettifica, cancellazione dei dati personali, limitazione del trattamento e diritto di opposizione al trattamento);
    • diritto di proporre un reclamo all’autorità di controllo;
    • diritto di ricevere informazioni sulla origine dei dati personali qualora essi non siano stati raccolti presso l’interessato;
    • l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, nonché informazioni significative sulla logica utilizzata e sulle conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato;
  • diritto di rettifica - articolo 16 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti;
  • diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) - articolo 17 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano, quando:
    • i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti o altrimenti trattati;
    • Lei ha revocato il Suo consenso e non sussiste alcun altro fondamento giuridico per il trattamento;
    • Lei si è opposto con successo al trattamento dei dati personali;
    • i dati sono stati trattati illecitamente;
    • i dati devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale;
    • i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1, GDPR.

Il diritto alla cancellazione non si applica nella misura in cui il trattamento sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

  • diritto di limitazione di trattamento - articolo 18 GDPR: diritto di ottenere la limitazione del trattamento, quando:
    • l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali;
    • il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
    • i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
    • l'interessato si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.
  • diritto alla portabilità dei dati - articolo 20 GDPR: diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti al Titolare e il diritto di trasmetterli a un altro titolare senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati. Inoltre, il diritto di ottenere che i Suoi dati personali siano trasmessi direttamente dal Titolare ad altro titolare qualora ciò sia tecnicamente fattibile;
  • diritto di opposizione – articolo 21 GDPR: diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento;
  • diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11, 00187, Roma (RM).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati, nei confronti del Titolare, contattando i riferimenti indicati nel precedente par. 1. Il Titolare provvederà a prendere carico della Sua richiesta e a fornirLe, senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della stessa, le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo alla Sua richiesta.

L’esercizio dei Suoi diritti in qualità di interessato è gratuito ai sensi dell’articolo 12 GDPR. Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, il Titolare potrebbe addebitarLe un contributo spese ragionevole, alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la Sua richiesta, o negare la soddisfazione della Sua richiesta.

La informiamo, infine, che il Titolare potrà richiedere ulteriori informazioni necessarie a confermare l’identità dell’interessato.